Modello di fattura gratuito per artigiani (Word, Excel e PDF)

Una fattura non è burocrazia: è l'ultimo passaggio del lavoro e l'unico che vi paga. Il modello qui sotto è gratuito in tre formati: Word se preferite scrivere, Excel se volete che totali e imposte si calcolino da soli, e PDF se vi serve solo qualcosa di professionale da compilare e inviare oggi. Sotto il download, una breve guida a cosa appartiene a una fattura artigiana e perché i dettagli cambiano la velocità con cui venite pagati.

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Tutti e tre hanno la stessa struttura: i dati della vostra attività e della registrazione fiscale, il cliente e il riferimento del lavoro, voci datate con quantità e prezzo unitario, subtotale, imposta e totale, poi coordinate e termini di pagamento. Nella versione Excel le celle gialle sono vostre e quelle grigie si calcolano da sole, con una riga di esempio da sovrascrivere.

Cosa deve esserci per legge su una fattura artigiana

I requisiti variano per paese ma il nucleo è costante: la parola fattura, un numero univoco, la vostra ragione sociale e il numero di registrazione fiscale, il nome del cliente, la data, una descrizione del lavoro e l'imposta esposta separatamente. Il governo britannico pubblica un riepilogo chiaro di cosa devono includere le fatture, e lo schema è quasi identico per le fatture IVA e GST in tutta Europa e Oceania.

Il riferimento del lavoro conta più di quanto ammettano molti modelli. Citare l'indirizzo del cantiere e il vostro numero di lavoro lega la fattura al preventivo approvato dal cliente e al lavoro che ha visto svolgersi, eliminando la scusa più comune per i pagamenti lenti: e questa per cosa sarebbe?

I dettagli che fanno pagare prima le fatture

Inviate la fattura il giorno in cui il lavoro finisce, non a fine mese. Ogni giorno tra la stretta di mano e la fattura è un giorno in cui la soddisfazione del cliente sbiadisce e la sua casella si riempie. Le imprese che fatturano al completamento vengono pagate settimane prima, in media, di quelle che accumulano fatture mensili, senza sforzo aggiuntivo oltre al tempismo.

Siate specifici nelle voci. Sostituite "manodopera e materiali" con ciò che è successo davvero: sostituito quadro elettrico, installati 8 circuiti, collaudato e certificato. Le voci specifiche vengono contestate meno perché il cliente le abbina ai ricordi. Mettete le coordinate bancarie e il numero di fattura come causale su ogni fattura, indicate la scadenza come data e non come gergo commerciale, e dite cosa succede dopo: una clausola di mora educata che applicate davvero batte una feroce che non applicate mai.

Quando il modello diventa il collo di bottiglia

Un modello funziona finché il volume non lo rende il problema: riscrivere i dati dei clienti, cercare l'ultimo numero di fattura, dimenticare quali fatture sono insolute. Non è un difetto di formattazione, è un difetto di flusso di lavoro. Il software di pianificazione genera la fattura dal lavoro stesso, così voci, ore e materiali sono già lì quando il lavoro finisce.

In SKEDS il cliente firma il lavoro completato sul telefono del tecnico e una bozza di fattura appare in ufficio nello stesso istante, con ore e materiali del lavoro allegati. Niente viene riscritto e niente aspetta il venerdì. Il prezzo parte da gratis per un utente, deliberatamente lo stesso prezzo di questo modello.

Cosa fare quando una fattura resta insoluta

Abbiate una sequenza ed eseguitela senza emozione. Il giorno dopo la scadenza: un promemoria amichevole di una riga con la fattura riallegata, perché una quota sorprendente dei ritardi è semplicemente un'email persa. Al settimo giorno: una telefonata, più difficile da ignorare di qualsiasi lettera, che di solito fa emergere il motivo vero, che sia un dubbio su una voce o una crisi di liquidità. Al quattordicesimo: un sollecito formale che cita la mora dei vostri termini e sospende ogni altro lavoro per quel cliente finché il conto non è saldato.

Due correzioni strutturali battono qualsiasi sequenza di solleciti. Chiedete acconti per tutto ciò che supera una giornata di lavoro, così non finanziate mai il progetto di uno sconosciuto, e smettete di fare credito a un cliente con due fatture in ritardo di fila: passa al pagamento alla consegna. Nessuna delle due vi costa i clienti buoni, perché ai clienti buoni non importa, ed entrambe tolgono silenziosamente i debitori peggiori dal vostro libro.

Domande frequenti

Servono modelli separati per preventivi e fatture?

Sì. Un preventivo propone e una fattura esige; mescolarli confonde clienti e revisori. Pubblichiamo un modello di preventivo gratuito abbinato, con lo stesso layout, così la coppia appare professionale insieme.

L'imposta va esposta come riga separata?

Sì, quasi ovunque. IVA, GST e imposte sulle vendite devono in genere essere esposte separatamente per le attività registrate, e i clienti business ne hanno bisogno scorporate per detrarle.

Quali termini di pagamento dovrebbe usare una piccola impresa artigiana?

Sette giorni sono ormai comuni per il residenziale e quattordici per il commerciale. I trenta giorni sono un'abitudine ereditata dagli uffici acquisti delle grandi aziende, non una legge di natura; termini più corti dichiarati con chiarezza sono ampiamente accettati.