Kostenlose Rechnungsvorlage für Handwerker (Word, Excel und PDF)

Eine Rechnung ist keine Verwaltung, sie ist der letzte Schritt des Auftrags und der einzige, der Sie bezahlt. Die Vorlage unten ist kostenlos in drei Formaten: Word, wenn Sie gern tippen, Excel, wenn Summen und Steuer sich selbst berechnen sollen, und PDF, wenn Sie einfach heute etwas Professionelles ausfüllen und versenden wollen. Unter dem Download: eine kurze Anleitung, was auf eine Handwerkerrechnung gehört und warum die Details die Zahlgeschwindigkeit verändern.

Vorlage herunterladen

Alle drei tragen dieselbe Struktur: Ihre Firmen- und Steuerdaten, Kunde und Auftragsreferenz, datierte Positionen mit Menge und Einzelpreis, Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag, dann Zahlungsdaten und -fristen. In der Excel-Version gehören die gelben Zellen Ihnen und die grauen rechnen selbst, mit einer Beispielzeile zum Überschreiben.

Was rechtlich auf eine Handwerkerrechnung gehört

Die Anforderungen variieren je Land, der Kern ist konstant: das Wort Rechnung, eine eindeutige Nummer, Ihr Firmenname und Ihre Steuernummer, der Kundenname, das Datum, eine Beschreibung der Arbeiten und die Steuer separat ausgewiesen. Die britische Regierung veröffentlicht eine klare Übersicht, was Rechnungen enthalten müssen, und das Muster ist für Umsatzsteuer-Rechnungen andernorts nahezu identisch.

Die Auftragsreferenz zählt mehr, als die meisten Vorlagen zugeben. Baustellenadresse und Ihre Auftragsnummer verbinden die Rechnung mit dem freigegebenen Angebot und der Arbeit, die der Kunde gesehen hat, und nehmen der häufigsten Ausrede fürs langsame Zahlen die Grundlage: Wofür ist das denn?

Die Details, die Rechnungen schneller bezahlt machen

Senden Sie die Rechnung am Tag der Fertigstellung, nicht am Monatsende. Jeder Tag zwischen Handschlag und Rechnung ist ein Tag, an dem die Zufriedenheit des Kunden verblasst und sein Posteingang sich füllt. Betriebe, die bei Abschluss fakturieren, werden im Schnitt Wochen früher bezahlt als Betriebe, die monatlich bündeln, ohne Mehraufwand außer dem Zeitpunkt.

Seien Sie konkret in den Positionen. Ersetzen Sie "Arbeit und Material" durch das, was tatsächlich geschah: Schaltanlage getauscht, 8 Stromkreise installiert, geprüft und zertifiziert. Konkrete Positionen werden seltener hinterfragt, weil der Kunde sie mit seiner Erinnerung abgleichen kann. Setzen Sie Bankverbindung und Rechnungsnummer als Verwendungszweck auf jede Rechnung, nennen Sie die Fälligkeit als Datum statt als Fachjargon, und sagen Sie, was danach passiert: eine höfliche Verzugsklausel, die Sie wirklich anwenden, schlägt eine scharfe, die Sie nie anwenden.

Wenn die Vorlage zum Engpass wird

Eine Vorlage funktioniert, bis das Volumen sie zum Problem macht: Kundendaten neu tippen, die letzte Rechnungsnummer suchen, vergessen, welche Rechnungen offen sind. Das ist kein Formatierungs-, sondern ein Workflow-Versagen. Auftragssoftware erzeugt die Rechnung aus dem Auftragsdatensatz selbst, sodass Positionen, Stunden und Material schon da sind, wenn die Arbeit endet.

In SKEDS unterschreibt der Kunde den fertigen Auftrag auf dem Telefon des Technikers, und im selben Moment erscheint im Büro ein Rechnungsentwurf, mit den Stunden und Teilen des Auftrags im Anhang. Nichts wird neu getippt, nichts wartet auf Freitag. Die Preise beginnen bei kostenlos für einen Nutzer, absichtlich derselbe Preis wie diese Vorlage.

Was tun, wenn eine Rechnung offen bleibt

Haben Sie eine Abfolge und fahren Sie sie ohne Emotion. Tag eins nach Fälligkeit: eine freundliche Ein-Zeilen-Erinnerung mit erneut angehängter Rechnung, denn ein überraschender Teil der Verspätungen ist schlicht eine verlorene E-Mail. Tag sieben: ein Anruf, schwerer zu ignorieren als jeder Brief, der meist den wahren Grund zutage fördert, ob Rückfrage zu einer Position oder Liquiditätsdelle. Tag vierzehn: eine förmliche Mahnung, die die Verzugsgebühr Ihrer Bedingungen nennt und weitere Arbeiten für diesen Kunden pausiert, bis das Konto ausgeglichen ist.

Zwei strukturelle Korrekturen schlagen jede Mahnsequenz. Nehmen Sie Anzahlungen für alles über einem Tagwerk, damit Sie nie das Projekt eines Fremden finanzieren, und gewähren Sie keinem Kunden mit zwei verspäteten Rechnungen in Folge weiter Kredit: Umstellung auf Zahlung bei Fertigstellung. Beides kostet keine guten Kunden, denn gute Kunden stört es nicht, und beides entfernt still die schlimmsten Schuldner aus Ihrem Buch.

Häufige Fragen

Brauche ich getrennte Vorlagen für Angebote und Rechnungen?

Ja. Ein Angebot schlägt vor, eine Rechnung fordert; sie zu vermischen verwirrt Kunden und Prüfer. Wir veröffentlichen eine passende kostenlose Angebotsvorlage im selben Layout, damit das Paar zusammen professionell wirkt.

Soll die Steuer als eigene Zeile stehen?

Ja, fast überall. Mehrwertsteuer, GST oder Verkaufssteuer müssen für registrierte Betriebe in der Regel separat ausgewiesen werden, und Geschäftskunden brauchen sie aufgeschlüsselt für den Vorsteuerabzug.

Welche Zahlungsfristen sollte ein kleiner Handwerksbetrieb nutzen?

Sieben Tage sind im Privatkundengeschäft inzwischen üblich, vierzehn im Gewerbe. Dreißig Tage sind eine von Konzern-Einkaufsabteilungen geerbte Gewohnheit, kein Naturgesetz; kürzere, klar genannte Fristen werden breit akzeptiert.