Modelo de fatura gratuito para profissionais de ofícios (Word, Excel e PDF)

Uma fatura não é papelada: é o último passo do trabalho e o único que lhe paga. O modelo abaixo é gratuito em três formatos: Word se gosta de escrever, Excel se quer que totais e IVA se calculem sozinhos, e PDF se só precisa de algo profissional para preencher e enviar hoje. Por baixo do descarregamento, um guia breve do que pertence a uma fatura de ofícios e porque é que os detalhes mudam a velocidade a que recebe.

Descarregue o modelo

Os três trazem a mesma estrutura: os dados da sua empresa e do registo fiscal, o cliente e a referência do trabalho, linhas datadas com quantidade e preço unitário, subtotal, imposto e total, e depois dados e prazos de pagamento. Na versão Excel, as células amarelas são suas e as cinzentas calculam-se sozinhas, com uma linha de exemplo para substituir.

O que deve constar por lei numa fatura de ofícios

Os requisitos variam por país mas o núcleo é constante: a palavra fatura, um número único, o nome da empresa e o número fiscal, o nome do cliente, a data, uma descrição do trabalho e o imposto apresentado em separado. O governo britânico publica um resumo claro do que as faturas devem incluir, e o padrão é quase idêntico para as faturas com IVA em toda a Europa.

A referência do trabalho importa mais do que a maioria dos modelos admite. Citar a morada da obra e o seu número de trabalho liga a fatura ao orçamento que o cliente aprovou e ao trabalho que viu acontecer, o que remove a desculpa mais comum do pagamento lento: isto é referente a quê?

Os detalhes que aceleram o pagamento

Envie a fatura no dia em que o trabalho termina, não no fim do mês. Cada dia entre o aperto de mão e a fatura é um dia em que a satisfação do cliente desvanece e a caixa de correio dele enche. As empresas que faturam na conclusão recebem semanas mais cedo, em média, do que as que agrupam faturas ao mês, sem esforço extra além do momento.

Seja específico nas linhas. Substitua "mão de obra e materiais" pelo que realmente aconteceu: substituir quadro elétrico, instalar 8 circuitos, testar e certificar. Linhas específicas são menos contestadas porque o cliente consegue ligá-las à memória. Ponha os dados bancários e o número da fatura como referência de pagamento em todas, indique o vencimento como data e não como jargão, e diga o que acontece depois: uma cláusula educada de juros de mora que aplica de verdade vale mais do que uma feroz que nunca aplica.

Quando o modelo se torna o estrangulamento

Um modelo funciona até o volume o tornar o problema: reescrever dados de clientes, procurar o último número de fatura, esquecer que faturas continuam por pagar. Não é uma falha de formatação, é de fluxo de trabalho. O software de agendamento gera a fatura a partir do próprio registo do trabalho, pelo que as linhas, horas e materiais já lá estão quando o trabalho acaba.

Na SKEDS, o cliente assina o trabalho concluído no telemóvel do técnico e um rascunho de fatura aparece no escritório no mesmo instante, com as horas e materiais do trabalho anexados. Nada é reescrito e nada espera pela sexta-feira. Os preços começam em grátis para um utilizador, deliberadamente o mesmo preço deste modelo.

O que fazer quando uma fatura fica por pagar

Tenha uma sequência e execute-a sem emoção. Um dia após o vencimento: um lembrete simpático de uma linha com a fatura anexada de novo, porque uma parte surpreendente dos atrasos é simplesmente um email perdido. Ao sétimo dia: um telefonema, mais difícil de ignorar do que qualquer carta, que costuma revelar o motivo real, seja uma dúvida numa linha ou um aperto de tesouraria. Ao décimo quarto: um lembrete formal citando os juros das suas condições e suspendendo trabalho futuro para esse cliente até a conta ficar saldada.

Duas correções estruturais vencem qualquer sequência de cobrança. Peça sinal em tudo o que exceda um dia de trabalho, para nunca financiar o projeto de um desconhecido, e deixe de dar crédito a um cliente com duas faturas atrasadas seguidas: passa a pagamento na conclusão. Nenhuma delas lhe custa bons clientes, porque aos bons clientes não faz diferença, e ambas retiram em silêncio os piores devedores da sua carteira.

Perguntas frequentes

Preciso de modelos separados para orçamentos e faturas?

Sim. Um orçamento propõe e uma fatura exige; misturá-los confunde clientes e contabilistas. Publicamos um modelo de orçamento gratuito a condizer, com a mesma disposição, para que o par pareça profissional em conjunto.

Devo mostrar o IVA como linha separada?

Sim, praticamente em todo o lado. O IVA deve em geral ser apresentado em separado para empresas registadas, e os clientes empresariais precisam dele discriminado para o deduzir.

Que prazos de pagamento deve usar uma pequena empresa de ofícios?

Sete dias é hoje comum no residencial e catorze no comercial. Os trinta dias são um hábito herdado dos departamentos de compras das grandes empresas, não uma lei da natureza; prazos mais curtos claramente indicados são amplamente aceites.