Como redigir uma comunicação de trabalhos a mais (com modelo gratuito)

A frase mais cara dos ofícios é: já que cá está, podia também. Os extras não escritos são onde as margens vão morrer: o trabalho faz-se, a memória do acordo diverge, e a linha da fatura torna-se uma negociação. Uma comunicação de trabalhos a mais resolve isto com uma página: o que mudou, quanto custa, o que faz ao prazo, e duas assinaturas antes de o trabalho avançar. O modelo é gratuito abaixo, e os hábitos à volta contam mais do que o formulário.

Descarregue o modelo

A comunicação remete para o número do orçamento original, descreve a alteração e a sua causa, orça-a, indica o impacto no prazo com nova data de conclusão, e traz linhas de assinatura para ambas as partes. Espelha de propósito o nosso modelo de orçamento, porque um trabalho a mais é um orçamento em miniatura para trabalho que ontem não existia.

Quando é exigida uma comunicação

Emita uma sempre que o trabalho, o preço ou o prazo mudem face ao orçamentado: pedidos do cliente, condições ocultas como o apodrecimento atrás da parede, alterações de projeto e surpresas regulamentares a meio da obra. As orientações oficiais de construção são claras no princípio; o aconselhamento oficial neozelandês estabelece que os trabalhos a mais devem ficar por escrito antes de o trabalho ser executado (building.govt.nz sobre alterações), e os tribunais de consumo em todo o lado pendem para o mesmo lado: ganha normalmente a parte com o papel.

A pergunta de limiar não é a dimensão mas a surpresa. Um extra de dez minutos engolido em silêncio ensina o cliente que os extras são grátis; uma comunicação de duas linhas pelo mesmo extra ensina-lhe que as alterações têm preço, que é a expectativa mais valiosa que pode fixar numa obra longa.

Redigir uma que seja assinada sem atrito

Descreva a alteração na língua do cliente e nomeie a causa com neutralidade: circuito adicional a pedido do proprietário, ou dano no subpavimento descoberto ao retirar a banheira. Não culpe ninguém; a comunicação é uma ata, não um veredito. Orce-a como orça tudo, a partir da sua tarifa horária, e mostre o total revisto do contrato, para o cliente nunca fazer contas sozinho e chegar a um resultado errado e ressentido. Indique o impacto no prazo mesmo quando é zero, porque os medos de calendário não ditos matam mais aprovações do que os preços.

Depois, a disciplina: o trabalho a mais não começa enquanto não existirem ambas as assinaturas. Fotografe a condição descoberta, anexe-a, e envie a comunicação no próprio dia. Um trabalho a mais apresentado três semanas depois, com a parede já fechada, lê-se como enchimento de fatura mesmo quando é honesto.

Tornar os trabalhos a mais indolores à escala de equipa

A falha típica à escala de equipa é que quem descobre o trabalho a mais não é quem o orça. O técnico encontra o apodrecimento às 9, menciona-o no armazém às 17, o escritório orça na quinta, e o cliente, que viu o trabalho extra acontecer na terça, pergunta-se porque lhe faturam história passada. Fechar esse circuito é um problema de fluxo de trabalho: o técnico precisa de assinalar o trabalho a mais a partir da obra com fotos no momento, e o escritório precisa de o orçar e aprovar antes da visita seguinte da equipa. Na SKEDS, o técnico levanta-o no trabalho a partir do telemóvel, fotos anexadas, e o escritório transforma-o numa linha orçada e aprovada no mesmo registo, pelo que as provas, a aprovação e a eventual linha de fatura nunca se separam.

Perguntas frequentes

Uma mensagem é uma aprovação válida de trabalhos a mais?

Uma aprovação escrita em qualquer forma duradoura vence nenhuma, e os tribunais aceitam cada vez mais mensagens. Mas uma comunicação assinada com preço e total revisto previne a segunda discussão, o que exatamente foi aprovado, que as mensagens perdem por rotina.

Posso recusar um trabalho a mais que o cliente quer?

Sim, e às vezes deve: trabalho fora do âmbito para o qual não está habilitado nem segurado é um passivo, não uma receita. Recuse por escrito no mesmo formulário, para o registo mostrar o pedido e o motivo.

E se o cliente recusar assinar mas quiser o trabalho?

Então o trabalho não acontece, com educação. Um cliente que não assina uma comunicação de uma página a preços de orçamento está a dizer-lhe com antecedência exatamente como vai correr a conversa da fatura.